Integritetspolicy för Q-Sales

QBIM AB, org.nr 556944-6981 (”QBIM”, ”vi” eller ”oss”), tillhandahåller Q-Sales. Denna integritetspolicy beskriver hur personuppgifter behandlas när du använder Q-Sales eller deltar i ett möte som en Q-Sales-kund väljer att behandla.

Policyn kompletterar det personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) som gäller mellan QBIM och respektive kund. Om en kund behandlar dina personuppgifter genom Q-Sales är kunden normalt personuppgiftsansvarig för den behandlingen.

När en kund registrerar eller genererar personuppgifter i Q-Sales – till exempel mötesdata, transkript, mötesanalys, kundinformation eller data från en aktiverad integration – agerar QBIM som personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna för kundens räkning enligt kundens instruktioner och DPA.

Kunden är då personuppgiftsansvarig och ansvarar bland annat för ändamålet med behandlingen, tillämplig rättslig grund och information till de registrerade.

QBIM är själv personuppgiftsansvarig för personuppgifter som vi behandlar för våra egna ändamål, exempelvis administration av kundrelationen, fakturering och bokföring, säkerhets- och driftadministration, support samt uppfyllande av rättsliga skyldigheter.

• Kontaktuppgifter, exempelvis namn, e-postadress och telefonnummer.
• Användar- och autentiseringsuppgifter, exempelvis användarnamn, IP-adress, user agent och tekniska kontoidentifierare.
• Kalender- och mötesmetadata, exempelvis mötestid, titel, deltagare och möteslänk när kalenderintegration är aktiverad.
• Ljud/röstdata från möten som kunden väljer att spela in och behandla.
• Transkript samt AI-genererade sammanfattningar, beslut, aktiviteter, uppföljningspunkter, coaching- och chattoutputs.
• Yrkesrelaterad, affärsrelaterad och annan information som uttrycks i möten eller överförs via en valfri CRM- eller telefoniintegration.
• Drift-, säkerhets-, åtkomst- och trafikmetadata som behövs för att driva och skydda Tjänsten.

Q-Sales använder inte röstdata för biometrisk identifiering och är inte avsett för känslodetektering eller motsvarande profilering.

Kunden väljer själv vilka möten som ska spelas in och behandlas. För ett valt möte utgör inspelning, transkribering och AI-baserad analys Tjänstens kärnflöde.

QBIM använder inte personuppgifter som behandlas för kundens räkning för egna ändamål såsom marknadsföring, profilering eller träning av AI-modeller. Produkt- och kvalitetsutveckling kan ske på anonymiserad eller aggregerad information som inte utgör personuppgifter.

Den organisation som använder Q-Sales är ansvarig för att informera mötesdeltagare och säkerställa tillämplig rättslig grund för inspelning, transkribering och övrig behandling.

Vid digitala möten där Q-Sales mötesbot används visas Q-Sales som en deltagare i mötet. Botens synlighet är en teknisk transparenssignal men innebär inte i sig att en deltagare har lämnat ett giltigt samtycke. QBIM rekommenderar därför att kunden eller användaren uttryckligen informerar övriga deltagare innan inspelning och/eller transkribering påbörjas.

Vid fysiska möten eller andra inspelningssituationer där ingen bot är synlig ligger informationsansvaret helt på kunden/användaren.

När QBIM behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde fastställs den rättsliga grunden av kunden som personuppgiftsansvarig. Frågor om rättslig grund för ett specifikt möte eller en specifik behandling ska därför i första hand riktas till den organisation som använder Q-Sales.

När QBIM själv är personuppgiftsansvarig behandlas personuppgifter för de ändamål, på de rättsliga grunder och enligt de lagringsprinciper som sammanfattas nedan. Den exakta bedömningen kan variera beroende på relationen till den registrerade och den aktuella behandlingen.

Q-Sales primära applikationsdata, mötesljud, transkript och säkerhetskopior lagras i molninfrastruktur i regionen Sweden Central, Sverige. Transkribering utförs av QBIM i samma primära hostingregion; någon separat extern speech-to-text-leverantör används inte.

Vissa funktioner använder underbiträden inom kategorier som molninfrastruktur, identitets- och åtkomsthantering, nätverks- och säkerhetstjänster, AI-baserad textbehandling samt e-postleverans. Beroende på funktion och leverantör kan personuppgifter behandlas utanför EU/EES. Aktuell underbiträdesförteckning och mer detaljerad information om internationella dataflöden tillhandahålls inom ramen för tillämpligt DPA och kan begäras från QBIM.

Vid överföring av personuppgifter utanför EU/EES använder QBIM en giltig överföringsmekanism enligt GDPR. Där ett tillämpligt adekvansbeslut finns, exempelvis EU-US Data Privacy Framework för certifierade amerikanska mottagare, kan överföringen baseras på detta. I andra fall används bland annat EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) och relevanta kompletterande skyddsåtgärder. QBIM har genomfört en dokumenterad bedömning av de identifierade internationella överföringarna och följer upp denna vid relevanta förändringar.

Personuppgifter som kunden behandlar i Q-Sales lagras normalt så länge kunden använder Tjänsten och uppgifterna behövs för den funktion kunden valt, om kunden inte raderar dem tidigare. Kunden kan radera enskilda möten och användare samt begära fullständig radering.

Operativa säkerhetskopior har en rullande teknisk retention om 7 dagar. Om kundavtalet upphör raderas personuppgifter i primära system senast 30 dagar efter avtalets upphörande, om inte fortsatt lagring krävs enligt lag. Säkerhetskopior raderas successivt inom högst 90 dagar efter avtalets upphörande.

Temporära tekniska arbetskopior kan uppstå som en del av Tjänstens behandling och rensas enligt tillämpliga drift- och gallringsrutiner. Mer detaljerad information om retention och dataflöden finns i Kundens DPA och tillhörande dokumentation.

QBIM använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter, bland annat kryptering, behörighetsstyrning, sekretesskrav, kundisolering, loggning, backup- och återställningsrutiner samt säkerhets- och patchprocesser.

QBIM genomför dessutom löpande extern attackyteskanning och andra säkerhetskontroller. En mer detaljerad beskrivning av Tjänstens tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder finns i tillämpligt DPA och dess TOM-bilaga.

Om QBIM behandlar dina personuppgifter som personuppgiftsansvarig har du, beroende på omständigheterna, rätt till information, tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och att invända mot viss behandling. Du kan också ha rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Om uppgifterna behandlas av QBIM för en kunds räkning bör du i första hand kontakta den organisation som är personuppgiftsansvarig. QBIM bistår kunden med att hantera registrerades rättigheter enligt DPA och GDPR.

När ett kundavtal upphör kan Kunden, i enlighet med tillämpligt DPA, välja att begära återlämning eller radering av de personuppgifter som QBIM behandlar för Kundens räkning. Återlämning sker i befintligt och tekniskt tillgängligt standardformat. Därefter raderas kvarvarande kopior enligt de raderingsfrister som anges i DPA, om inte fortsatt lagring krävs enligt lag.

Personuppgifter i primära system raderas senast 30 dagar efter avtalets upphörande när radering ska ske. Säkerhetskopior raderas successivt inom högst 90 dagar. QBIM ansvarar även för att radering hos relevanta underbiträden hanteras enligt tillämpliga avtal och retentionprocesser. Kunden kan begära skriftlig bekräftelse när raderingsprocessen har slutförts.

När QBIM behandlar personuppgifter för en kunds räkning underrättar QBIM kunden om en relevant personuppgiftsincident utan onödigt dröjsmål i enlighet med tillämpligt DPA och GDPR. Kompletterande information lämnas när den blir tillgänglig.

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när Tjänsten, våra leverantörer eller tillämpliga rättsliga krav förändras. Vid väsentliga ändringar informerar vi på lämpligt sätt och anger nytt versionsdatum.

Q-Sales webbplats och applikationer kan använda cookies och liknande tekniker för nödvändig funktionalitet, autentisering, säkerhet, inställningar, analys och marknadsföring. Nödvändiga cookies krävs för att webbplatsen ska fungera och kan inte stängas av.

Analys- och marknadsföringstekniker aktiveras först efter att du lämnat samtycke. Du kan ändra eller återkalla ditt val när som helst via länken ”Cookie-inställningar” längst ned på sidan. Om du återkallar samtycket avaktiveras berörda tekniker direkt och tillhörande mätcookies raderas.

QBIM AB, org.nr 556944-6981

• E-post: support@qbim.se
• Postadress: Västra Torggatan 18, 652 24 Karlstad
• Telefon: +46 (0)54 87 07 25

Samma e-postadress används som kontaktväg för dataskydds- och incidentrelaterade frågor.